Recuerde que el resumen es generado por IA y puede no ser exacto.
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Esta plataforma utiliza inteligencia artificial para mejorar tus búsquedas y encontrar documentos de manera más efectiva. A continuación te explicamos paso a paso cómo funciona el proceso.
Cuando ingresas palabras clave en el campo de búsqueda, el sistema captura todos los términos que escribes.
El sistema procesará cada palabra individualmente para optimizar la búsqueda.
¿Qué son las stop words? Son palabras muy comunes que aparecen frecuentemente en el idioma pero no aportan significado específico a una búsqueda.
Estas palabras aparecen en casi todos los documentos y no ayudan a distinguir cuáles son más relevantes. Al eliminarlas, la búsqueda se enfoca en las palabras que realmente importan.
Con los términos filtrados, el sistema realiza una búsqueda directa en la base de datos de documentos de Paperless.
Los documentos encontrados se muestran en la columna izquierda como "Resultados directos". Estos son los documentos que coinciden exactamente con tus términos de búsqueda.
Si tienes habilitado el "Asistente IA para búsquedas", el sistema realiza pasos adicionales para encontrar documentos relacionados usando inteligencia artificial.
Para cada palabra importante de tu búsqueda, el sistema consulta a la IA (o a un servicio alternativo) para obtener sinónimos y palabras relacionadas.
Cuando buscas múltiples términos juntos, la IA analiza el contexto completo y puede sugerir frases relacionadas que podrían ayudarte a encontrar documentos similares.
Con los sinónimos obtenidos, el sistema realiza una segunda búsqueda que incluye tanto tus términos originales como sus sinónimos. Esto amplía significativamente los resultados.
Los resultados de esta búsqueda avanzada se muestran en la columna derecha y excluyen los documentos que ya aparecieron en los resultados directos para evitar duplicados.
Los documentos encontrados se ordenan automáticamente según su relevancia para mostrarte primero los más importantes.
Cada documento recibe un score (puntuación) que indica qué tan relevante es para tu búsqueda. Este valor va de 0.0000 (poca relevancia) a 1.0000 (máxima relevancia).
Esta guía te ayudará a utilizar todas las funcionalidades de la plataforma de búsqueda de documentos con asistente de inteligencia artificial.
Ingresa los términos que deseas buscar en el campo de texto principal. Puedes escribir una o varias palabras.
Una vez ingresados los términos, puedes iniciar la búsqueda de dos formas:
Si esta opción está habilitada, puedes filtrar los resultados por un interlocutor específico. Esto es útil cuando buscas documentos relacionados con una persona o entidad en particular.
Este filtro es opcional. Si no seleccionas ningún interlocutor, se buscará en todos los documentos.
Esta opción está habilitada por defecto. Cuando está activa, el sistema utiliza inteligencia artificial para expandir tu búsqueda con sinónimos y términos relacionados.
Elige cómo quieres que el sistema interprete tus términos de búsqueda:
Busca documentos que contengan TODAS las palabras que ingresaste.
Busca documentos que contengan CUALQUIERA de las palabras que ingresaste.
Cuando realizas una búsqueda, los resultados se organizan en dos columnas principales:
Muestra los documentos que coinciden exactamente con tus términos de búsqueda originales.
Muestra documentos encontrados usando sinónimos y términos relacionados (solo si el Asistente IA está activo).
En la columna derecha de la página verás un panel que muestra en tiempo real cómo se está procesando tu búsqueda:
Cada documento encontrado se muestra en una tarjeta con la siguiente información:
Abre el documento completo en una nueva pestaña del navegador. Puedes verlo, descargarlo o imprimirlo.
Nota: Este botón no aparece en documentos marcados como "reservados" por seguridad.
Abre un modal que muestra el contenido completo del documento con los términos de búsqueda resaltados. Útil para revisar rápidamente el documento sin descargarlo.
Genera un resumen inteligente del documento usando inteligencia artificial. El resumen destaca los puntos más importantes y puede incluir análisis del contenido.
Si esta funcionalidad está habilitada, puedes seleccionar múltiples documentos usando el checkbox en cada tarjeta. Una vez seleccionados entre 2 y 10 documentos, aparecerá el botón "Insights" para análisis comparativo.
Esta funcionalidad te permite hacer preguntas sobre múltiples documentos seleccionados. La IA analiza todos los documentos y proporciona respuestas basadas en su contenido.
Algunos documentos pueden estar marcados como "reservados" por contener información sensible. Estos documentos tienen características especiales:
El botón con icono de filtro te permite limpiar completamente la búsqueda actual y empezar de nuevo. Esto resetea: